Ketatalaksanaan Lembaga Pendidikan

A.    Konsep Dasar dan Fungsi Ketatalaksanaan Lembaga Pendidikan

          Tata laksana atau tata usaha pendidikan yaitu segenap proses kegiatan pengelolaan surat-menyurat yang dimulai dari menghimpun (menerima), mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi (Hartati Sukirman, Administrasi dan Supervisi Pendidikan:33).

          Dengan demikian, ketatalaksanaan lembaga pendidikan adalah usaha dari lembaga pendidikan untuk melaksanakan tata laksana atau usaha.

         Adapun konsep dasar dari ketatalaksanaan lembaga pendidikan adalah:

1.      Menyangkut administrasi kurikulum,

2.      Menyangkut administrasi murid,

3.      Menyangkut administrasi personil,

4.      Menyangkut inventaris sekolah,

5.      Mengenai pekerjaan surat-menyurat,

6.      Menunjang penataan keuangan,

7.      Menunjang administrasi sarana prasarana,

8.      Menunjung hubungan sekolah dengan masyarakat.(Hartati Sukirman, Administrasi dan Supervisi Pendidikan:33-34)

          Atas konsep dasar tersebut, maka fungsi dari ketatalaksanaan lembaga pendidikan adalah:

1.      Memperlancar pencapaian tujuan pengajaran.

2.      Memperlancar kegiatan pencatatan siswa dari proses penerimaan hingga murid tersebut keluar dari sekolah, disebabkan karena telah tamat, atau sebab lain.

3.      Memperlancar proses penataan tenaga kerja untuk lembaga secara efisien.

4.      Memperlancar proses penataan pengadaan, pendayagunaan, dan pengelolaan sarana pendidikan.

5.      Memperlancar proses pengelolaan surat-menyurat.

6.      Memperlancar proses penataan keuangan.

7.      Memperlancar hubungan sekolah dengan masyarakat.

B.      Prosedur Penataan Ketatalaksanaan Lembaga Pendidikan

                 Untuk mewujudkan fungsi ketatalakanaan lembaga pendidikan, maka butuh penataan ketatalaksanaan lembaga pendidikan. Adapun prosedur penataan ketatalaksanaan lembaga pendidikan adalah sebagai berikut:

1.      Surat Dinas Sekolah dan Buku Agenda

           Semua surat menyurat yang dilakukan dalam rangka kepentingan kehidupan dan realisasi program sekolah, disebut surat dinas.  Surat masuk maupun surat keluar harus dicatat disertai arsp-arsipnya. Pencatatan tersebut dibedakan dalam buku agenda surat masuk dengan buku agenda surat keluar.

           Surat yang bersifat kedinasan, baik dinas pemerintahan, maupun dinas swasta, biasanya bersifat resmi, dan menggunakan bahasa Indonesia baku.

           Sedangkan buku agenda berfungsi sebagai catatan keluarnya surat, dengan pencatatan: a) Nomor urut surat keluar, b) Tanggal surat keluar (pengirim), c) Alamat surat/ kepada siapa, d) Pokok isi surat, e) Keterangan.

2.      Buku Ekspedisi

           Buku ekspedisi berfungsi sebagai bukti bahwa suatu surat yang dikirimkan sudah sampai kepada alamat atau petugas yang diserahi tanggung jawab.

3.      Buku Catatan Rapat Sekolah (notulen)

           Notulen berfungsi sebagai catatan proses, hasil, atau keputusan yang diambil pada saat rapat sekolah, biasa disebut Rapat Dewan Guru atau Rapat Guru. Berdasarkan materi yang dibicarakan dalam rapat sekolah, rapat tersebut antara lain:

a)      Rapat kenaikan kelas

b)      Rapat kelulusan EBTA (ujian)

c)      Rapat penerimaan murid baru

d)     Rapat pembagian tugas  mengajar

4.      Buku Pengumuman

           Buku pengumuman ini berasal dari kepala sekolah, dimaksudkan sebagai media informasi (pemberitahuan) yang ditujukan kepada para guru. Adapun isi pengumumannya (dapat bersifat intruksi) bermacam-macam. Pada intinya selalu menyangkut masalah pembinaan sekolah. Setiap guru yang sudah membaca pengumuman tersebut diwajibkan membubuhkan tanda tangannya (sebagai tanda bahwa ia telah membacanya). Dengan demikian, buku pengumuman ini lebih tepat, dibanding papan pengumuman.

           Jika pengumuman itu ditujukan kepada murid, buku pengumuman juga bisa dipakai, tetapi seorang petugas sekolah harus ditunjuk untuk membacakannya disetiap kelas.

5.      Kegiatan Administrasi yang Didindingkan

           Yang dimaksud kegiatan ini adalah kegiatan pencatatan atau pendataan, yang kemudian hasil pencatatan tersebut dipasang atau ditempel pada dinding, baik dinding kelas, maupun dinding kantor guru, atau Tata Usaha sekolah. Kegiatan semacam ini lebih dikenal dengan administrasi yang didindingkan.

6.      Administrasi Keuangan Sekolah

           Setiap unit kerja selalu berhubungan dengan masalah keuangan, demikian pula sekolah. Perihal keuangan sekolah, pada garis besarnya berkisar pada uang Sumbangan Pembinaan Pendidikan (SPP), uang kesejahteraan personil, gaji, serta keuangan yang berhubungan langsung dengan penyelenggaraan sekolah, seperti perbaikan sarana.

           Dibawah ini dikemukakan beberapa instrumen (format-format) yang mencerminkan adanya kegiatan administrasi keuangan sekolah tersebut yaitu:

a)      Administrasi pembayaran SPP

Format yang digunakan dapat menggunakan contoh sebagai berikut :

Ø  Kartu pembayaran SPP

Ø  Buku harian penerimaan SPP

Buku ini untuk mencatat penerimaan sehari-hari

Ø  Buku penerimaan SPP per kelas

Buku ini untuk merinci penerimaan SPP tiap kelas, dan disetor pada bendahara sekolah

Ø  Bendaharawan sekolah memasukkan SPP tersebut dalam buku kas SPP, dimaksudkan untuk membantu  pembinaan pendidikan seperti yang ditunjukkan pada putusan yang telah dibuat yakni untuk membantu penyelenggaraan sekolah, kesejahteraan personil, perbaikan sarana, dan kegiatan supervisi.

Yang dimaksud penyelenggaraan sekolah adalah :

·         Pengadaan alat atau bahan administrasi

·         Pengadaan alat atau bahan pelajaran

·         Penyelenggaraan ulangan, evaluasi belajar, kartu pribadi, rapot, dan Surat Tanda Tamat Belajar (STTB)

·         Pengadaan perpustakan sekolah

·         Prakarya dan pelajaran praktik

Ø  Buku kas tabelaris

          Buku ini memiliki lajur yang banyak, sesuai dengan jenis pemasukan dan pengeluaran uang. Hal ini dimaksudkan untuk memudahkan melihat uraian tiap jenis pemasukan dan pengeluran, serta mudah membuat perhitungan sisa kurang, atau lebih. Setip halaman buku kas ini di jumlahkan, kemudian dipindah ke halaman berikutnya. Biasanya, buku ini ditutup sekali setahun

b)      Adminitrasi keuangan yang berasal dari pemerintah

          Meliputi pembayaran gaji pegawai, atau guru, dan belanja barang. Untuk pertanggung jawaban uang tersebut, diperlukan beberapa format dari daftar peneriman gaji, dan Surat Perintah Mengambil Uang (SPMU)

c)       Adminitrasi keuangan yang berasal dari BP3

          BP3 bertugas untuk memberikan bantuan dalam penyelengaraan sekolah. Dapat berbentuk uang, atau bentuk lain, seperti perbaikan sekolah, pembagunan lokal baru, dan sebagainya.

d)     Lain- lain

          Dalam hubungan ini, misalnya kegiatan arisan di sekolah, koperasi antar guru dan lain-lain. Perlu di susun suatu format yang disebut kartu pembayaran gaji. Kartu ini sering di sebut Daftar Potongan Gaji, karena lebih menekankan besar jumlah potongan gaji pegawai yang bersangkutan.

C.      Sistem Informasi Manajemen Lembaga Pendidikan

           Sistem informasi manajemen telah ada dan berfungsi untuk memberikan informasi bagi manajer yang memungkinkan mereka merencanakan serta mengendalikan operasi (Mukhlis,2010).

           Dengan demikian, sistem informasi manajemen pendidikan adalah memberikan informasi bagi manajer dalam merencanakan, serta mengendalikan operasi dalam ruang lingkup pendidikan.

           Dalam kehidupan dimasa mendatang, sektor teknologi informasi dan telekomunikasi merupakan sektor yang paling dominan. Teknologi informasi banyak berperan dalam bidang-bidang antara lain :

1.      Bidang pendidikan / e-education,

2.      Bidang pemerintahan / e-government,

3. Bidang keuangan dan perbankan (Mukhlis,2010).

            Transisi pemanfaatan sistem informasi dalam dunia pendidikan saat ini adalah di mana globalisasi telah memicu kecenderungan pergeseran dalam dunia pendidikan, dari pendidikan tatap muka yang konvensional, ke arah pendidikan yang lebih terbuka (Mukhopadhyay,dalam Mukhlis,2010).

            Mason (dalam Mukhlis, 2010) berpendapat bahwa pendidikan mendatang akan lebih ditentukan oleh jaringan informasi yang memungkinkan berinteraksi dan kolaborasi, bukannya gedung sekolah. Namun, teknologi tetap akan memperlebar jurang antara si kaya dan si miskin.

            Tony Bates (dalam Mukhlis, 2010) menyatakan bahwa teknologi dapat meningkatkan kualitas dan jangkauan bila digunakan secara bijak untuk pendidikan dan latihan, serta mempunyai arti yang sangat penting bagi kesejahteraan ekonomi.

            Romiszowski & Mason (dalam Mukhlis, 2010) memprediksi penggunaan “Computer-based Multimedia Communication (CMC) yang bersifat sinkron dan asinkron. Ramalan dan pandangan para cendikiawan di atas dapat disimpulkan bahwa dengan masuknya pengaruh globalisasi, pendidikan masa mendatang akan lebih bersifat terbuka dan dua arah, beragam, multidisipliner, serta terkait pada produktivitas kerja “saat itu juga”, dan kompetitif.

            Suatu pendidikan jarak jauh berbasis web antara lain harus memiliki unsur sebagai berikut:

1.      Pusat kegiatan siswa; sebagai suatu community web based distance learning harus mampu menjadikan sarana ini sebagai tempat kegiatan mahasiswa, di mana mahasiswa dapat menambah kemampuan, membaca materi kuliah, mencari informasi dan sebagainya.

2.      Interaksi dalam grup; para mahasiswa dapat berinteraksi satu sama lain untuk mendiskusikan materi-materi yang diberikan dosen. Dosen dapat hadir dalam grup ini untuk memberikan sedikit ulasan tentang materi yang diberikannya.

3.      Sistem administrasi mahasiswa; di mana para mahasiswa dapat melihat informasi mengenai status mahasiswa, prestasi mahasiswa dan sebagainya.

4.         Pendalaman materi dan ujian; biasanya dosen sering mengadakan kuis singkat dan tugas yang bertujuan untuk pendalaman dari apa yang telah diajarkan serta melakukan tes pada akhir masa belajar. Hal ini juga harus dapat diantisipasi oleh web based distance learning.

5.      Perpustakaan digital; pada bagian ini, terdapat berbagai informasi kepustakaan, tidak terbatas pada buku tapi juga pada kepustakaan digital, seperti suara, gambar dan sebagainya. Bagian ini bersifat sebagai penunjang.

6.      Materi online di luar materi kuliah; untuk menunjang perkuliahan, diperlukan juga bahan bacaan dari web lainnya. Maka, pada bagian ini, dosen dan siswa dapat langsung terlibat untuk memberikan bahan lainnya untuk di publikasikan kepada mahasiswa lainnya melalui web (Mukhlis,2010).

D.    Daftar Pustaka

Sukirman, Hartati. (____). Administrasi dan Supervisi Pendidikan. Yogyakarta: UNY Press

Mukhlis. Sistem Informasi Manajemen Pendidikan. Diakses dari            http://mukhliscaniago.wordpress.com/2010/10/03/sistem-informasi- manajemen-pendidikan/ pada 21 Mei 2011